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Time management: come definire le priorità e aumentare la produttività in ufficio

La definizione di Time Management condivisa a livello internazionale si riferisce al “processo di pianificazione e controllo del tempo dedicato a specifiche attività”. Inserito a pieno titolo fra le soft skills – le capacità inter/personali e trasversali sempre più richieste su un mercato del lavoro in tumultuosa trasformazione – il Time Management è tuttavia molto più di una serie di “trucchi” per aumentare la produttività; integra infatti obiettivi di efficienza, crescita e soddisfazione personale con la promessa di un rinnovato benessere aziendale.

Se infatti digitalizzazione del lavoro e diffusione di dispositivi tecnologici capaci di agevolare (anche) le attività d’impresa hanno portato innegabili vantaggi, uno dei rischi della rivoluzione digitale è vedere sfumare i confini tra vita lavorativa e personale, come pure tra le varie – e spesso diversissime – attività svolte nella propria veste professionale.

Che ci si trovi alla tradizionale scrivania in ufficio oppure in modalità smart working presso la propria abitazione, in quanti resistono, nonostante in quel momento  stiano lavorando al pc, alla tentazione di controllare lo smartphone quando vedono illuminarsi una notifica? D’altronde potrebbe essere un’email di lavoro, magari ricevuta su un account diverso da quello già aperto davanti a sé… negli ultimi 15-20 anni il moltiplicarsi degli schermi, dei dispositivi e delle identità digitali, unitamente a una malintesa esasperazione del multi-tasking, ha grandemente inciso sulle capacità individuali di concentrazione e sulle soglie di attenzione delle persone al lavoro, a prescindere dal ruolo rivestito o dalla posizione gerarchica occupata: paradossalmente non siamo mai stati così impegnati, eppure così distratti.

È forte, allora, l’esigenza di implementare e condividere strumenti di pianificazione e organizzazione del lavoro agili, inclusivi e alla portata di tutti, per consentire a ciascuno di gestire al meglio il proprio tempo e contribuire, così, allo sviluppo armonico della realtà imprenditoriale di cui sia parte.

Ma, concretamente, cosa significa imparare a gestire il proprio tempo lavorativo?
Esistono numerose tecniche da utilizzare, come la celebre “matrice di Eisenhower”. Secondo l’allora presidente degli USA, le priorità dovrebbero essere identificate e gestite secondo la massima “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”: questo consente di classificarle e affrontarle nell’ordine di effettiva rilevanza, per cui solo i compiti aventi al contempo la caratteristica di importanti e di urgenti andrebbero effettivamente svolti subito, mentre rispetto ai restanti andrebbe considerata la possibilità di rimandare, delegare a terzi o persino di eliminarli (una volta comprovata la loro non-rilevanza) dalla propria agenda. Merita menzione anche il metodo SMART, altrettanto noto e risalente nel tempo: essendo parte della filosofia gestionale improntata al Management by Objectives (o MBO) tale tecnica si concentra, più che sulle singole attività, sugli obiettivi a cui sono rivolte e prevede cinque criteri (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-Based  – appunto, S.M.A.R.T.) per ordinarli secondo una scala di priorità.

Molto diffusa anche la “Tecnica del Pomodoro”, perfezionata 30 anni fa da uno studente italiano: applicabile a ogni attività che richieda concentrazione e mirato a ridurre ansia e demotivazione, tale metodo prevede la scomposizione di qualsivoglia attività in micro-sequenze temporali, usando un timer per alternare 25 minuti di impegno a 5 minuti di pausa, finalizzata a recuperare energie mentali prima di rimettersi al lavoro; il tutto accompagnato da una rigorosa pianificazione (ex ante) e registrazione (ex post) dei compiti svolti.

Di certo, tra le cose che ci fanno “perdere tempo” mentre lavoriamo, accanto ai fattori personali – disorganizzazione, stress e stanchezza, etc. – rispetto a cui possiamo impegnarci al cambiamento, esistono fattori esterni – prima di tutto, i tempi delle altre persone con cui (o per cui) lavoriamo – sui quali il nostro potere d’intervento appare più ridotto. Ma se si guarda al Time Management come strumento che, partendo dai singoli e valorizzandone appieno le potenzialità, permette di perseguire comuni obiettivi di crescita e benessere organizzativo, è possibile raggiungere risultati sorprendenti già nel breve periodo. Semplici accorgimenti alla portata di tutti possono favorire una migliore gestione del tempo: come organizzare una postazione idonea, ben illuminata, che ci consenta di raggiungere facilmente tutto ciò di cui abbiamo bisogno e con una seduta comoda ma che offra il giusto supporto. Anche allontanarsi dalla scrivania o tavolo di lavoro durante le pause ed evitare di portare con sé lo smartphone, distogliendo lo sguardo dai vari devices per far riposare occhi e mente, consente poi di tornare alle nostre attività sentendoci più lucidi e concentrati.

Va però considerato che, come ogni altro processo, il Time Management non può essere imposto né calato dall’alto in maniera drastica. Si tratta di chiedere alle persone di operare un profondo ripensamento delle proprie abitudini quotidiane, talvolta consolidatesi in decenni di attività lavorativa: sapendo quanto diffuse e radicate possano essere le resistenze al cambiamento, per renderlo possibile occorreranno percorsi graduali, investimenti mirati, professionisti specializzati, formazione del personale e – naturalmente – un’accurata gestione del tempo.

A cura della Redazione

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