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La gestione del tempo nell’era dei social media e delle app: il metodo P.I.A.N.O.

Oggi siamo immersi in un costante rumore di fondo fatto di e-mail, post sui social, network on line, messaggi WhatsApp che richiedono costantemente la nostra attenzione. Essere connessi diventa una necessità più che un’opzione e ciò trasforma il nostro smartphone in una vera e propria estensione fisica del nostro corpo, andando a modificare la nostra dimensione sociale e lavorativa.

La continua voglia di connessione impatta su una delle competenze core delle nostre attività lavorative: la pianificazione, la programmazione del lavoro e la gestione del tempo. Con questa competenza intendo la capacità di impostare, pianificare e organizzare il lavoro (proprio o di altre persone) per il raggiungimento del risultato, utilizzando in modo efficiente ed efficace le risorse a propria disposizione (tempo, tecnologie, strumenti e spazi di lavoro, mezzi economici e finanziari, ecc).

Nell’era dei social media e delle app, non siamo più in grado di organizzare in maniera efficace ed efficiente il nostro tempo – parlo di quello dedicato al raggiungimento degli obiettivi di business; siamo spesso in ritardo, con attività sovrapposte e da risolvere con urgenza. Tutto questo impatta anche sull’area della vita personale, ponendo una frattura ampia nell’equilibrio tra vita privata e lavorativa, che prende fette di impegno sempre maggiori.

Il tempo è una risorsa diffusa e uguale per tutti ma non è infinito, bensì limitato; e non si può immagazzinare né recuperare, lo si può solo organizzare.

Nell’era del web e delle distrazioni cibernetiche il tempo ci sfugge, non riusciamo a dedicarci alle attività importanti per noi e il nostro business in maniera costante e questo diventa un fattore disturbante che nel lungo periodo porta conseguenze prima sul nostro umore e, successivamente, sulla nostra salute.

Non ci rendiamo conto che rispondere a un alert sonoro o visivo che arriva come messaggio non previsto e che improvvisamente irrompe nella nostra concentrazione ci fa perdere il focus – e di conseguenza l’obiettivo – di quanto avevamo programmato.

Un tempo, l’organizzazione del lavoro prevedeva una pianificata pausa caffè che ci permetteva di scambiare nuovi punti di vista con colleghi o superiori e ritrovare quel sano tempo di pausa per innovare le idee; attualmente sostituiamo questo privilegio con un flusso costante di messaggi online e input informatizzati che ci portano su altri task, per cui recuperare la concentrazione sembra impossibile e i tempi di lavoro si dilatano.

Una ricerca di Bank of America Trends in Consumer Mobility pubblicata già nel 2015 evidenziava come, in media, non riusciamo ad allontanarci dallo smartphone per più di 20 centimetri e addirittura la fascia più giovane lo indicava come indispensabile, più del deodorante.

I dati ci confermano che per milioni di persone, ogni giorno, i social network e gli smartphone sono strumenti essenziali che li accompagnano in tanti rituali quotidiani. Il problema nasce quando dalla connessione utile ed efficace per il nostro flusso di lavoro, passiamo all’iper-connessione, con la gestione di dati e informazioni spesso non utili agli obiettivi prefissati e pianificati.

Durante la seconda guerra mondiale, il Generale Esisenhower si era occupato della gestione del tempo sostenendo che tutto è controllato da eventi che possono essere definiti urgenti e importanti.

Uno degli aspetti fondamentali è comprendere la differenza tra urgente e importante, oggi ancora  più utile per recuperare la dimensione programmatica del nostro lavoro:
urgente è tutto ciò che non rientra più nella nostra programmazione e che viene posta alla nostra attenzione come prioritario.

Le attività urgenti da gestire sono quelle su cui non abbiamo rispettato la scadenza e che entrano in maniera invadente alla nostra attenzione.

Questo tipo di attività, perdendo il senso programmatico, si stanno rivelando sempre più frequenti, con la conseguenza di vivere, soprattutto nei contesti di lavoro, in continua urgenza, con conseguente aumento di stress e maggiore dispendio di energie emotive.

A queste urgenze si aggiungono le attività imposte, che non sono urgenti per noi ma per altri e che vengono erroneamente vissute come prioritarie e da risolvere con immediatezza. Queste attività arrivano spesso dall’abitudine di essere connessi anche quando stiamo sviluppando attività con scadenza e non potremmo permetterci distrazioni. La conseguenza è di ritardare tutta la programmazione ed essere in costante ritardo.

Si rende dunque necessario il recupero della focalizzazione su ciò che è davvero importante portare a termine per noi. Cioè la dimensione delle attività importanti e non ancora urgenti, perché si è avuta la costanza e la possibilità di mantenere saldo il focus sugli obiettivi programmati, attuando strategie di “rigido isolamento” o di passaggio a connessioni meno invasive e più utili a filtrare solo messaggi che fanno parte di ciò di cui ci stiamo occupando.

Le tecniche per ritagliarsi il tempo e per fare le attività importanti sono molteplici ma il segreto è quello di mantenersi saldi e costanti su quello che ci siamo prefissati e di iniziare ad essere più rigorosi sui messaggi non utili in quel momento per la soluzione dei nostri progetti.

È necessario recuperare attitudini personali come la disciplina e la costanza: fare in modo che niente possa disturbare il raggiungimento del proprio obiettivo.

Ecco il metodo P.I.A.N.O (©) qui spiegato per organizzare e gestire meglio il tuo tempo:

  • Pianifica la tua giornata di lavoro scomponendola in sessioni di tempo.
  • Identifica le attività che ti risultano importanti e prioritarie da portare a termine. Dovrebbero essere attività con scadenza più lunga e non ancora in urgenza;
  • Annota cosa fare in quella sessione di tempo dedicata: prendi l’agenda e segna la sessione temporale dedicata a quella attività come se fosse un vero e proprio appuntamento. Devi prenderlo con la serietà di un qualsiasi altro impegno;
  • Neutralizza ogni distrazione: tieni la suoneria bassa o lo smartphone lontano, chiudi e disconnetti ogni app e social, se non necessari per quell’attività;
  • Obbligati a rispettare quell’appuntamento, non cancellarlo e non saltarlo e fai in modo che in quel lasso di tempo nessuno ti disturbi. Inizia a concentrarti. Se ti può essere utile attiva un timer o un contaminuti, anche quelli da cucina e impostalo sul tempo che hai deciso di dedicare alla sessione;
  • Fai esattamente le attività che ti sei prefissato;
  • Se il tempo è terminato, puoi interromperti. Se non hai terminato, puoi decidere di dedicare un’altra sessione più breve per completare;
  • Prima di chiudere la sessione temporale ritorna a svolgere un nuovo P.I.A.N.O. (©) per l’indomani;
  • Alla fine del progetto, premiati e sii soddisfatto di te stesso!

Terminare un progetto o raggiungere un obiettivo potrebbe richiedere molto tempo per la chiusura: se riuscirai a ricavare delle sessioni del tuo tempo da dedicare esclusivamente a questo, giorno dopo giorno, potrai arrivare alla realizzazione finale dello stesso.

Attraverso questa tecnica e con la giusta costanza e fiducia in se stessi sarai in grado di organizzare il tuo tempo di lavoro e recuperare il benessere personale.

 

Articolo a cura di Massimo Perciavalle

Business e Career Coach, riconosciuto come Professional Certified Coach da ICF; trainer d’aula, sono il fondatore della società di formazione e consulenza Make it So. Laureato in psicologia con indirizzo del lavoro e delle organizzazioni a soli 23 anni, ha iniziato la sua carriera come formatore sullo sviluppo di competenze trasversali in una società di Telecomunicazioni.

E’ autore dei libri farsi assumere in tempo di crisi e Ottieni il lavoro che vuoi editi da Franco Angeli. Ultimo lavoro editoriale Offline è bello sempre di Farnco Angeli editore.

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