Prendere decisioni migliori e in modo rapido è alla base del successo di un team così come di un’azienda. Prendiamo decisioni essenzialmente per due ragioni: per apportare un cambiamento o per reagire ad esso quando si verifica. E quando i cambiamenti sono incalzanti e repentini, il processo decisionale deve tenere il passo.
Per un manager seguire un processo decisionale significa ascoltare gli input di altre persone, leggere i dati, analizzare i trend e comunicare poi la propria scelta di modo che gli altri possano eseguirla.
Per farlo, nella maggior parte delle organizzazioni ci si affida alla filosofia del “riuniamoci e decidiamo”, una sorta di telefono senza fili.
Nella migliore delle ipotesi le decisioni prese durante una riunione vengono condivise in una minuta, per poi restare sepolte tra le innumerevoli e-mail non lette. Nuove riunioni vengono poi pianificate per comunicare la decisione presa alle persone che dovranno occuparsi di realizzarla.
La mancanza di coinvolgimento, i disallineamenti, gli errori nel riportare le decisioni sembrano inevitabili e questo approccio si traduce generalmente in un’amnesia di gruppo fatta di “Non me lo ricordo”, “È la prima volta che ne sento parlare”, “Non avevo capito”.
Minore è l’allineamento, più si moltiplicano le riunioni per colmare le lacune, finendo in una spirale di procrastinazione e inefficienza.
Ma come si può prendere una decisione efficace e allo stesso tempo allineare le persone su cui questa decisione avrà un impatto? Ogni azienda ha un contesto, un’identità e una cultura differenti, che rendono impossibile rispondere in modo univoco a questa domanda. Tuttavia, per introdurre un miglioramento nei processi decisionali può essere utile partire dalle pratiche già consolidate e utilizzate con successo da altre realtà.
Organizzazioni come Google, N26, Slack, Lego, ad esempio, utilizzano la metodologia del Design Sprint ogni qualvolta è necessario lavorare ad un nuovo progetto in modo rapido e condiviso con l’intero team. E i principi alla base di questo metodo vanno oltre il design, dimostrandosi validi anche per facilitare decisioni legate al business e alla gestione d’impresa.
Come funziona? L’idea alla base è quella di riunire il decisore e i diversi stakeholder allo stesso tavolo e attraversare in pochi giorni gli step necessari per elaborare una decisione, seguendo una checklist di esercizi mirati.
Condividendo l’impegno e le responsabilità con tutte le persone coinvolte, il Design Sprint aiuta a ridurre il rischio di prendere decisioni in contesti incerti e introduce robustezza mettendo intenzionalmente sotto stress la strada intrapresa, anticipando possibili rischi futuri.
La metodologia, descritta in dettaglio nella Guida al Design Sprint, si articola nei seguenti step:
Per seguire questi passi occorrono 4 giorni, programmati secondo un’agenda chiara e definita.
Il Design Sprint aiuta non solo a migliorare il processo decisionale all’interno della propria organizzazione, ma anche a scardinare le dinamiche negative. La metodologia rende trasparente il processo decisionale facendo sentire il team più coinvolto e al contempo più motivato nel portare avanti quanto scelto, perché ne sono chiare a tutti le motivazioni.
Se sceglierete di provare questo approccio, non solo potrete fare delle scelte condivise anticipando il potenziale impatto di un’idea ma riuscirete ad accorciare il ciclo decisionale, riducendo così i tempi di implementazione.
E in questo momento in cui conviviamo con cambiamenti drastici, la velocità di reazione unita ad una collaborazione efficace, è fondamentale per non trovarsi impreparati per il futuro che verrà.
Articolo a cura di Federica Pecoraro
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