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Progetti e incertezza

L’incertezza è l’habitat naturale della vita umana, sebbene la speranza di sfuggire ad essa sia il motore delle attività umane.
Zygmunt Bauman

Nessuno potrà mai dire di conoscere la propria strada, il proprio destino. Perché? La risposta è sotto gli occhi di tutti: perché non siamo in grado di avere il controllo della nostra vita, della vita degli altri e degli eventi che potrebbero condizionare la nostra esistenza.

Se ben ci pensiamo, non siamo quasi in grado di predire ciò che potrebbe accaderci nelle prossime ore, figuriamoci se possiamo essere in grado di tracciare il nostro percorso. Resta comunque il fatto che l’incertezza, il non essere in grado di sapere cosa ci potrebbe riservare il futuro, ci disturba, ci crea ansia e fastidio. Come possiamo, allora, proteggerci? Questi sono 5 consigli per combattere l’incertezza:

  1. Accettare l’incertezza. Non potendo lottare contro ciò che il futuro potrà darci, una possibile strategia è quella di accettarla. Pensiamo a cosa potrebbe riservarci la vita se, invece, fossimo in grado di predire il futuro? Solo noia e monotonia. È l’incertezza ciò che ci permette tutti i giorni di stupirci e di assaporare il gusto della vita. Ci saranno sicuramente momenti felici e momenti tristi, starà a noi fare la differenza. Bisogna apprezzare i momenti felici e cogliere, nei più tristi, quel qualcosa che ci farà crescere, così da procurarci minor tristezza e maggior saggezza.
  2. Non vivere solo per obiettivi. La vita ci ha insegnato che dobbiamo porci degli obiettivi (lavoro, partner, casa, figli…). Dovremo smettere di giudicarci e di giudicare solo per i traguardi raggiunti. Proviamo a vivere in funzione di ciò che succede e non in base a programmi prestabiliti. A volte la vita è più bella quando ci facciamo stupire da essa; se non programmiamo, tutto quello che ci capiterà sarà qualcosa di inaspettato e di conseguenza più bello.
  3. Vivi il presente. Il passato è passato e non possiamo più cambiarlo; e il futuro è incerto. Tutto ciò che possiamo fare è cambiare il presente. Se sei soddisfatto della tua vita, non cambiarla, continua così. Se, invece, non ti soddisfa cerca di cambiarla ma non pensare troppo alle conseguenze, continuare a pensarci non aiuterà; ciò che avrai immaginato difficilmente corrisponderà alla realtà, l’importante è ciò che hai oggi.
  4. Rilassati e lasciati andare. Il pensare, a fronte di nostre ipotetiche azioni, a tutte le possibili opzioni, studiandole e analizzandole, come ci farà sentire? La sensazione potrebbe essere quella di essere un passo avanti agli altri; in realtà vi troverete con ansia e problemi. Cosa ci porterà ad avere la continua pianificazione? Con molta probabilità, frustrazione poiché le cose non sempre vanno come ce le siamo immaginate. Per questo motivo è meglio lasciarsi andare e non analizzare tutto.
  5. Sii meno esigente. Se sei un perfezionista e vuoi avere tutto sotto controllo, con molta probabilità la frustrazione è ciò che ti accompagnerà perché la vita è misteriosa e si risolverà giorno per giorno. Pertanto bisogna smettere di organizzare la vita, ma dovremo accettare ciò che ci accade imparando a godere della nostra capacità di risolvere i problemi ed accettare e valorizzare gli errori.

Del temine ‘incertezza’ si possono trovare differenti definizioni, in funzione del particolare contesto di riferimento, ma la definizione che meglio credo possa appartenere al mondo del management è quella fornita da Doug Hubbard: “la mancanza di certezza è uno stato di conoscenza limitata in cui è impossibile descrivere esattamente lo stato esistente, i risultati futuri o più di un risultato possibile”.
Questa descrizione ci porta direttamente a parlare di rischi, poiché il rischio è l’incertezza in cui alcuni possibili risultati hanno un effetto non identificato.

In un contesto progettuale dovremo però essere in grado di governare le incertezze affinchè i risultati possano essere conformi alle aspettative. È qui che molti si giocano la propria credibilità professionale. A differenza di quanto abbiamo visto prima e che si applica ad un contesto più generale, nell’ambito del project management dovremo essere in grado di visualizzare e di predire gli eventi futuri, al fine di dar concretezza agli impegni presi. Come potrà essere fatto tutto ciò? Vari possono essere gli strumenti.

  1. Informazioni. Dobbiamo comprendere il più possibile del progetto e del contesto in cui verrà sviluppato. Fondamentale sarà l’ottima comprensione di requisiti e obiettivi. Si dovrà lavorare con tutti gli strumenti propri della Business Analysis e del Project Manager affinchè i requisiti che risiedono nella zona più remota della mente dello sponsor possano essere portati alla luce.
  2. Gestione dei rischi. Troppe volte si osserva il fallimento dei progetti a causa della incapacità di identificare e di gestire i rischi. Rendiamoci conto che, mediamente, solo un progetto su tre si conclude con il pieno successo di tutti gli obiettivi (fonte: Standish Group). Dovremo migliorare nella capacità di gestione dei rischi, coinvolgendo esperti, utilizzando checklist e RBS (Risk Breakdown Structure), la nostra personale esperienza e le informazioni provenienti da progetti già sviluppati.
  3. Gestione delle informazioni storiche. Devono essere valorizzate le informazioni provenienti da progetti già sviluppati dall’organizzazione, che in alcune circostanze potrebbero essere similari a quanto ci staremo accingendo a gestire. La valorizzazione di queste informazioni consentirebbe di economizzare nella pianificazione e di ridurre l’incertezza del risultato finale poiché ci avvarremo di informazioni precise che ridurrebbero se non addirittura annullerebbero l’incidenza dei rischi.
  4. Sistema di governance. L’organizzazione dovrebbe sviluppare una politica, delle regole e degli strumenti per poter fare in modo che la cultura della gestione dei rischi possa essere una delle competenze primarie di tutti i dipendenti. Solo in questo modo si sarà in grado di ridurre l’incertezza del risultato finale.

Fondamentale per la gestione dell’incertezza sarà l’approccio socratico: “sapere di non sapere”.
Partiamo sempre con l’umiltà di chi non si ritiene mai “arrivato”, mai completo nelle sue conoscenze. Facciamo nostra la frase che compare su un dipinto del Goya, “aún aprendo” (sto ancora imparando). Solo con questo approccio saremo in grado di trovare nuove strade e valutare differenti strategie, ponendoci anche la domanda: “cosa potremmo fare per fare meglio?”

 

Articolo a cura di Antonio Bassi

Antonio Bassi, PMP®. Dopo aver dedicato 25 anni in aziende di natura bancaria, informatica, telecomunicazioni e della consulenza, approda in SUPSI (Scuola Universitaria Professionale della Svizzera Italiana), dove è docente di Project Management sia nella formazione di base che nella formazione continua. Responsabile del Master SUPSI in Project, Program e Portfolio Management. Presidente dell’Associazione di Project Management-Ticino (APM-Ticino).

Autore dei libri:

  • Il ruolo del Project Manager – Franco Angeli 2006
  • Gestire l’innovazione nelle PMI - Il Project Management come competenza manageriale – Franco Angeli 2007
  • Il valore strategico della comunicazione nel project management – Franco Angeli 2007
  • Project Manager al lavoro: strumenti e tecniche – Franco Angeli 2009
  • Partecipare a un progetto – ETAS 2010
  • Maturità nei progetti – Franco Angeli 2011 (prefazione di R. Archibald)
  • Knowledge e Project Management, Springer, 2017
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