Diritti e doveri degli smart worker, poteri dell’imprenditore, previsioni di legge e contrattazione collettiva, accordi individuali – Parte 2
Parte 2
Abstract
Proseguiamo la serie dedicata agli aspetti normativi dello smart working, proposta con l’agile struttura delle domande e risposte su aspetti di interesse generale.
Il lavoro da casa è stata una risposta adattiva alla crisi pandemica che ha permesso alle imprese e ai lavoratori di continuare a fornire una prestazione utile modificando l’assetto di luoghi, orari e abitudini consolidate. Oggi molte organizzazioni stanno progettando la nuova normalità con formule di lavoro ibrido in presenza e da remoto. La sfida è ottimizzare nuovi modi di lavorare che mantengano i vantaggi di flessibilità ed efficacia, minimizzando gli effetti distorsivi e negativi che possono emergere, soprattutto per alcune fasce di popolazione: donne, genitori, giovani, categorie con varie fragilità. Per farlo al meglio è bene che tutti abbiamo chiarezza su diritti e doveri degli smart worker.
La normativa in merito è stata emendata più volte nel corso del 2020 per gestire la crisi sanitaria. Qui facciamo riferimento alle condizioni precedenti e, per quanto possibile, alle interpretazioni emergenti a fronte delle esperienze in corso.
La parte 1 di questa serie ha trattato i temi basilari: volontarietà di adesione allo smart working, numero di giornate, orari e luoghi di lavoro. In questa seconda parte affronteremo alcune tematiche connesse all’articolazione della prestazione di lavoro tra sede, domicilio o altra postazione remota e all’autogestione dei tempi di lavoro.
Per ogni argomento viene proposto un quesito dalla prospettiva sia del datore di lavoro che del lavoratore. Le risposte che seguono sono quindi indirizzate a entrambe le domande.
Densità e prenotazione delle postazioni condivise
Azienda: fino a che punto posso ridurre la capienza delle postazioni prenotabili in ufficio per risparmiare costi immobiliari e incentivare l’uso del lavoro da remoto?
Lavoratore: sono un giovane neoassunto e preferisco lavorare in ufficio perché imparo meglio, si vede quello che faccio e a casa non ho lo spazio adatto. Posso prenotare tutti i giorni la mia postazione in sede anche se la policy prevede una rotazione tra le persone?
Risposte:
Il percorso di adattamento degli uffici o delle strutture che costituiscono la sede di lavoro deve tenere in debito conto svariati fattori, soprattutto in una visione pluriennale ed in prospettiva dell’adattamento del luogo di lavoro istituzionale alle mutevoli realtà sociali ed economiche, nonché, all’evidenza, a tutto ciò che ruota intorno allo smart working. La sola logica del risparmio non può assicurare un adattamento organizzativo reale ed efficace. Ci sono regole e criteri che non possono essere ignorati, come quelli stabiliti dalle leggi in tema di igiene/sicurezza degli ambienti di lavoro. Cito alcune linee guida imprescindibili, in termini di mera esemplificazione.
La normativa di riferimento definisce come luoghi di lavoro quelli che accolgono postazioni di lavoro all’interno dell’azienda e quelli a cui il lavoratore ha accesso in ragione delle mansioni che svolge. Nelle immediate vicinanze ai luoghi di lavoro deve essere disponibile acqua, sia da bere sia per la pulizia personale. La legge prevede gabinetti separati per uomini e donne, ma qualora non fosse possibile realizzarli, è ammesso l’uso separato di servizi comuni, se i lavoratori non sono in tutto più di dieci.
Ogni lavoratore deve disporre, nell’ambiente in cui opera, di uno spazio sufficiente per compiere normalmente i movimenti legati alle proprie funzioni.
Tutte le aree di lavoro devono essere:
- preservate dall’umidità e dagli altri agenti atmosferici;
- adeguatamente isolate dal punto di vista termo/acustico;
- provviste di aperture proporzionate alle necessità di areazione. Le finestre devono essere attrezzate in modo che gli interventi di pulizia possano essere svolti in sicurezza.
È preferibile che la giusta areazione dei locali sia ottenuta mediante aria naturale, ma nel caso sia impossibile, possono essere impiantati dei sistemi di ventilazione meccanica, da usare in maniera da non provocare correnti d’aria dannose.
Questi esempi dovrebbero rendere tangibile l’idea di adattamento sopra delimitata, da coordinare con altri profili di riferimento spazio-temporale.
Quando la regolamentazione dello smart working è codificata, ovvero disciplinata in dettaglio, nei contenuti di un contratto o regolamento aziendale o, comunque, nell’accordo individuale (il che avverrà a regime, superata l’attuale fase emergenziale che prevede l’adibizione al lavoro da remoto in una modalità semplificata), le clausole relative disciplinano con attenzione specifica l’organizzazione del lavoro, anche e soprattutto con una disciplina di dettaglio per l’alternanza tra lavoro in sede e lavoro in esterno. Questo comporta una certa rigidità delle regole, in ragione di una efficace organizzazione del lavoro di tutti i collaboratori dell’impresa, con la conseguenza dell’esercizio dei poteri imprenditoriali in allineamento alle indicazioni contenute nelle suddette fonti. Qualora – come dovrebbe essere in una condizione normale di esercizio corretto delle prerogative dell’azienda – sia prevista una articolazione dell’alternanza dell’adibizione in sede, per il rispetto di una ragionevole parità di trattamento fra i dipendenti, riesce difficile poter immaginare variazioni della regolamentazione in difformità dalle fonti di riferimento. Se un lavoratore soffre di particolari disagi nel lavoro da remoto, per inadeguatezza del luogo o degli strumenti, deve dichiararlo in sede di determinazione dei patti individuali che, ove possibile, ne terranno conto. Successive variazioni dovranno dunque avvenire sempre su base consensuale.
Programmazione delle giornate di smart working
Azienda: possiamo chiedere che ogni responsabile preveda almeno un incontro alla settimana in presenza con tutto il team per assicurare la coesione, fiducia e socialità necessarie al lavoro di squadra efficace?
Lavoratore: vorrei lavorare da casa nei due giorni alla settimana in cui i miei figli hanno giornate corte a scuola. Posso?
Risposte:
La disciplina e la regolamentazione dello smart working deve essere specifica e di dettaglio, indipendentemente dalla fonte di riferimento. Qualora, nelle more di una contrattazione – aziendale o individuale – sulla disciplina del lavoro agile emergano esigenze di equilibrio tra istanze di organizzazione e produttività e bisogni di socialità dei contatti umani, queste devono essere sicuramente tenute in conto nella strutturazione del lavoro per tutta l’azienda, in funzione di una ricerca e finalizzazione di soluzioni equilibrate e, soprattutto, di sensibilità agli aspetti relazionali della collettività dei lavoratori. Questa attenzione allargata e ad ampio raggio, laddove oltremodo sorretta da esigenze di miglioramento dell’efficienza ed efficacia del lavoro, deve essere considerata come oggetto di una condivisa e virtuosa forma di attenzione ai profili ed impatti dell’organizzazione temporale e logistica del lavoro.
Ogni specifica esigenza individuale, correlata a particolari bisogni del singolo lavoratore, esistenti o successivamente emersi, deve formare oggetto di trattativa individuale della disciplina dello smart working, in armonia con il quadro generale e con il contemperamento di ogni istanza specifica, aziendale o del lavoratore. Non è necessario, in via di principio, che l’esigenza individuale sia motivata o ancorata ad una specifica esigenza, ma il riferimento a un caso di necessità familiari può costituire, nell’ambito della valutazione collettiva delle esigenze di tutti i lavoratori, oggetto di regolamentazione individuale, nei limiti dell’allineamento delle esigenze di organizzazione ed esercizio delle prerogative imprenditoriali al rispetto dei principi di buona fede e correttezza, che costituiscono una fonte di riferimento disciplinata partitamente dagli articoli 1175 e 1375 cod. civ. e devono essere osservati dalle parti del rapporto di lavoro nell’ambito della regola fondamentale secondo cui “Il contratto deve essere eseguito secondo buona fede”.
Attività private durante l’orario di lavoro
Azienda: per assicurare il necessario coordinamento tra le persone durante le giornate in smart working è consentito vietare di assentarsi per più di 15 minuti dalla postazione, oltre alla pausa pranzo?
Lavoratore: durante il giorno a volte seguo i compiti dei figli, posso recuperare dopo cena?
Risposte:
Il lavoratore deve effettuare la prestazione “sotto la direzione dell’imprenditore”, come da principio generale imperante in tema di lavoro subordinato (articoli 2086 e 2094 cod. civ.). Questo comporta una attività di direzione e controllo finalizzata all’organizzazione del lavoro nell’azienda, la quale, seppure non attuabile con un controllo serrato e soffocante, impone la messa a disposizione delle energie lavorative del dipendente, nei limiti e nei tempi apprestati dallo svolgimento delle attività produttive di beni e servizi nel quale si immedesima la funzione dell’impresa. Nel caso dello smart working, all’evidenza, questa regola fondamentale deve essere adattata alla modalità di lavoro remoto, tenendo in debito conto tutti i possibili fattori di adattamento. Lo spostamento del lavoratore negli uffici aziendali rientra tra le normali prerogative dell’esecuzione della prestazione, ma solo ove possibile e/o necessario. Nel caso di postazioni fisse (esempio classico, addetti a call center) non è sicuramente possibile alzarsi dalla sedia per fare una passeggiata o pausa break, o altro ancora; vi sono regole di pause obbligatorie (addetti a video terminali), sia nel contesto dell’articolazione giornaliera del lavoro, sia nel contesto del riferimento all’orario settimanale. Una eventuale disposizione aziendale che limiti la possibilità di assentarsi dalla sede e/o postazione di lavoro per determinate fasce temporali o per specifiche funzioni di servizio è senz’altro legittima e, in questi termini, è applicabile a tutti i dipendenti interessati e destinatari della direttiva organizzativa, sia che lavorino in sede, sia che lavorino in remoto, ad esempio nella propria abitazione, perché la distanza e la mancanza di un controllo visivo non possono certo legittimare arbitrari comportamenti del lavoratore.
Quando il lavoratore effettua la sua prestazione in remoto, nella sua abitazione e nel contesto dell’ambiente domestico, si può ipotizzare una articolazione del lavoro secondo svariati moduli organizzativi che non cambiano, nella loro sostanza, i comportamenti necessari all’espletamento dei compiti assegnati e facenti parte dell’esercizio della propria funzione. Se il lavoratore non deve effettuare un lavoro che richiede un’attività continua, con una serie di “risultati” istantanei nell’unità di tempo e non separabili nella loro sequenza, ma deve solo assicurare un risultato finale concretamente misurabile e valutabile, può senza difficoltà organizzare l’impegno giornaliero in una modalità liberamente gestita, ferma restando la presenza e disponibilità ad interlocuzioni dirette da parte dei colleghi o dei superiori gerarchici in ogni possibile evenienza. Il controllo finale della prestazione giornaliera può sicuramente essere effettuato anche e solo nei termini di una valutazione complessiva che tenga conto, da un lato, del rispetto delle ore giornaliere di lavoro/disponibilità, e, dall’altro lato, dell’attuazione dei compiti e delle attività in termini di sola finalizzazione e, dunque, di attuazione in moduli orari separati (tra lavoro effettuato e pause, anche di lunga durata, nelle quali possono essere coniugate esigenze familiari e personali con l’attenzione e vigilanza su ciò che accade in azienda, in sede, nella rete dei collaboratori in remoto e, quindi, nell’ambito dell’intera collettività dei lavoratori dell’impresa).
Nel prossimo e ultimo articolo della serie affronteremo altre tipologie di scenari relativi a controllo a distanza, privacy e sicurezza dei dati.
Il tema dei nuovi modi di lavorare e dello smart working presenta molte sfaccettature, in parte riferibili a chiare norme di legge o a pratiche in via di consolidamento. Speriamo che questa guida possa aiutare a prepararsi preventivamente a gestire le casistiche che si possono presentare.
Articolo a cura di Pasquale Dui e Giuseppe Geneletti
Avvocato - Partner presso DV-LEX DUI VERCESI & PARTNERS Studio Legale - Professore a contratto di diritto del lavoro - Revisore Legale - Giornalista pubblicista
Laureato in Economia Aziendale all’Università Bocconi e MBA INSEAD. Manager con esperienza internazionale. Attualmente senior partner di Methodos, la società di consulenza focalizzata sul change management culturale. Responsabile dell’unità Smart Working.
