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Sei semplici abitudini per aumentare efficienza e produttività

Il mondo va sempre più di fretta, e troppo spesso si ha la tendenza a confondere produttività con il “fare di più” o con “essere oberati di cose da fare.”
Non è così.

Fare tante cose non significa essere produttivi. Se per questo, neppure focalizzarsi unicamente sugli obiettivi da raggiungere o su qualche deadline a scapito di tutto il resto è sinonimo di produttività.

Oggi viviamo in una nuova economia, ma siamo  ancora  pesantemente  influenzati dalla vecchia ideologia industriale: bisogna lavorare duro e faticare per ottenere qualcosa, è comune pensare. In più, sono parecchi i coach e sedicenti guru che sostengono questa linea d’azione, evangelizzando che bisogna spingere, spingere, spingere!

Questa è la loro ricetta: sudare sette camicie. Come conseguenza, tutti coloro che prendono per oro colato le loro parole corrono qui e là come laboriose formiche, consumandosi, addirittura credendo che ci sia qualcosa di sbagliato a non sentirsi stressati, convinti che questo modo di fare li porterà al successo, alla realizzazione personale.

Contrariamente a quanto affermano i guru moderni, in questo modo si rischia di bruciarsi. In verità, il passo dell’agire non è esterno, bensì interno — è quell’azione su un piano interiore che poi avviene e diviene sul piano fisico. Come scrisse Neville Goddard, uno dei principali esponenti del Nuovo Pensiero, “I cambiamenti esteriori sono inutili se non si modifica lo stato interiore. Il successo si ottiene imitando non le azioni esteriori di chi ha successo ma le giuste azioni e i discorsi interiori”.

Se ci pensi, è logico. La qualità della tua vita dipende dai tuoi stati interiori (che determinano la tua esperienza e la qualità dell’esperienza), che risultano dalle tue assunzioni e dalle tue conversazioni mentali. In altre parole, da come ti vedi e dalle storie che ti racconti. Per questo è importantissimo smetterla immediatamente con qualsiasi narrativa negativa e con ogni discorso o azione interiore che non sia in linea con il tuo più alto ideale e gli scopi che stai perseguendo, prendendo la  ferrea  decisione di intrattenere solo ed esclusivamente dialoghi di qualità con te stesso.

Ciascuna persona si racconta delle storie. Tutti lo facciamo, e imparare a usare le   giuste parole, assumendosi la più totale e assoluta responsabilità del proprio stile narrativo è di primaria importanza; forse, la più importante delle abitudini, e certamente la più grande delle arti. In fondo, è risaputo che “Il mondo esteriore delle circostanze prende la sua forma dal mondo interiore del pensiero” (James Allen).

È nell’interiorità che tutto si concretizza. Il lavoro va dunque compiuto all’interno e l’agire sul piano fisico ne diventa, poi, una conseguenza. Ognuno di noi si comporta come la persona che immagina di essere; perciò, un radicale cambiamento nel proprio  stile  di pensiero non può che portare a una importante trasformazione delle circostanze e condizioni esterne della propria vita (che sono intimamente relazionate con il proprio stato interiore).

Nel pensiero troviamo l’origine del nostro stato psicofisico; e la fondamentale importanza di pensare rettamente è oggi ampiamente riconosciuta. È anche risaputo  che la propria realtà di vita testimonia costantemente il concetto che si ha di se stessi, ed è molto importante che le proprie intime convinzioni siano in linea con il modo in cui si vuole vivere e con ciò che si vuole realizzare.

Tutti i saggi e i grandi maestri della storia umana ci hanno insegnato che l’essere umano è fatto a immagine e somiglianza di ciò che è consapevole di essere; nonché trasmesso — attraverso la Bibbia, ad esempio, considerata da molti studiosi come il più grande testo di psicologia mai scritto — che ogni cambiamento avviene esclusivamente a livello di coscienza. È elevando i propri pensieri che si  può  realizzare ciò che si desidera (continuando a indossare un abito mentale vecchio e nutrire idee obsolete, causa delle circostanze attuali, non si può pretendere di manifestare qualcosa di diverso).

Un uomo è come pensa nel suo cuore, e una dieta mentale fatta di pensieri luminosi è  di certo la miglior abitudine da installare. Non meraviglia, infatti, che le più recenti ricerche nel campo dello sviluppo del potenziale umano abbiano evidenziato che le persone che godono di uno straordinario successo non sono dei supereroi ma hanno semplicemente una visione della vita, un modo di pensare e dei modi di fare decisamente diversi da quelli adottati dalla massa.

Vivono una vita intenzionale, immaginativa, e hanno sviluppato delle abitudini  in modo deliberato che permettono loro di essere altamente performanti e piene di  vitalità. Queste persone hanno una visione molto chiara di ciò che  veramente  vogliono, fanno un uso ottimale delle loro risorse (energie/tempo/focus), sono molto produttive, influenti, audaci e devote a realizzare la migliore versione di se stesse.

Brendon Burchard, forse il più noto esperto al mondo per quanto riguarda l’alta prestazione, afferma che le abitudini che contano di più nel raggiungere e sostenere il successo a lungo termine hanno infatti a che fare con l’energia (le persone che ottengono risultati straordinari sono più coscienziose nel gestire la propria energia mentale, emotiva e fisica), la necessità, la produttività, l’influenza, il coraggio. Per una performance straordinaria è dunque fondamentale elevarsi a un livello superiore, investire le proprie risorse nelle migliori opportunità e fare ciò che è necessario costantemente. Non si tratta più, dunque, di vivere in modo automatico e meccanico (replicando, reagendo, ricreando) ma di sostituire la mentalità tipicamente industriale con uno stile di essere al mondo più creativo.

Come si sa, il successo è un percorso evolutivo e incrementale, non una rivoluzione radicale. Non è qualcosa che ci piomba addosso all’improvviso, da un giorno all’altro, ma è l’inevitabile conseguenza di una condotta esemplare. È il prodotto di ottime abitudini e rituali; ovvero, della deliberata e consapevole esecuzione di piccole discipline quotidiane.

Le abitudini giocano un ruolo fondamentale nella nostra vita per migliorare efficienza e produttività è fondamentale instaurare delle abitudini efficaci e funzionali che permettano di focalizzarsi sulle proprie priorità e ottenere i risultati desiderati senza perdersi in futili distrazioni.

Oggi, nella caotica complessità del mondo moderno, è alquanto facile distrarsi (ma ricorda, “Un uomo distratto è un uomo sconfitto”: dal film Redbelt) ed è fondamentale semplificare la propria vita, concentrandosi sull’essenziale ed eliminando il superfluo.

Per dirla nelle parole di Goethe, “Le cose che contano di più non dovrebbero mai  essere alla mercé delle cose che contano di meno”. Un ottimo suggerimento è dunque quello di focalizzarsi esclusivamente su ciò che è importante e significativo e imparare a dire no a tutto il resto.

In realtà, questa non è una grande novità. Nel 1918, ad esempio, Charles Michael Schwab, Presidente della Behlehem Steel Corporation e uomo più facoltoso al  mondo, chiese consiglio a Ivy Lee, uno dei padri fondatori delle PR moderne, su come aumentare l’efficienza e la produttività del suo team nello svolgere i loro compiti.

Lee chiese di poter passare 15 minuti con ognuno dei suoi dirigenti (Schwab chiese quanto gli sarebbe costato: Lee rispose che non chiedeva alcun compenso ma, che se il suo metodo funzionava, dopo tre mesi avrebbe potuto inviargli un assegno con la cifra che riteneva più opportuna).

Il metodo spiegato da Lee era davvero molto semplice:
1) alla fine di ogni giornata lavorativa scrivi le sei cose più importanti da compiere domani;
2) elenca questi sei obiettivi in ordine di priorità;
3) quando arrivi  al lavoro, domani, concentrati solo sul primo punto della lista. Focalizzati sul primo compito fino a quando non lo hai completato. Solo successivamente passa al secondo;
4) affronta il resto della lista allo stesso modo e alla fine della giornata, se vi sono delle cose che non hai completato spostale alla nuova lista di obiettivi per domani;
5) vai avanti così (dopo tre mesi Schwab era talmente soddisfatto da inviare a Ivy Lee un assegno del valore di 25000 dollari. Tieni presente che siamo nel 1918. Il valore odierno sarebbe quasi di mezzo milione!)

Si tratta di un metodo molto semplice, che puoi usare anche tu, con qualche accorgimento.

Evitare le distrazioni e creare la propria realtà di vita attorno alle proprie priorità è oggi più che mai fondamentale, e le prossime cinque abitudini possono esserti molto utili in tal senso. Non si tratta di motivazione, ma di strategie e tattiche convalidate dalle più recenti scoperte della psicologia e delle neuroscienze, collaudate da milioni  di persone ed evangelizzate nel campo della formazione anche da esperti del calibro di James Clear e Robin Sharma, e che io stesso applico alla mia quotidianità.

Come premessa, è bene sottolineare che cambiare abitudini non è la cosa più semplice del mondo e per instaurarne di nuove ci vogliono pazienza e tempo. In passato, taluni sostenevano che per formare una nuova abitudine ci vogliono ventuno giorni,  ma questo non è del tutto esatto.

Molti guru contemporanei sono stati influenzati dalle scoperte del padre della psicocibernetica, Maxwell Maltz. Chirurgo di professione, Maltz aveva notato che dopo un’operazione, come un intervento di chirurgia al viso, al paziente erano necessari almeno 21 giorni per abituarsi al nuovo volto. Analogamente, gli parve che ventuno giorni fossero la tempistica necessaria per adattarsi anche a nuove situazioni come l’amputazione di un arto.

Queste esperienze e altre sue osservazioni lo portarono a concludere che un cambiamento richiede almeno un minimo di 21 giorni per far sì che una vecchia immagine di se stessi lasci il posto a una nuova immagine. Nel corso del tempo questo concetto venne però trasformato e molti iniziarono a credere che una nuova abitudine si può formare in tre settimane, e non più in un minimo di ventun giorni.

Gli studi più recenti e attendibili sull’argomento, in modo particolare la ricerca di Philippa Lally allo University College London, pubblicata sullo European Journal of Social Psychology, dimostrano però che ci vuole una media di 66 giorni per  formare una nuova abitudine e far sì che un comportamento diventi automatico. Personalmente, consiglio però di non prendere alla lettera questi numeri. Si tratta di un fenomeno altamente soggettivo, e come emerge da questo studio, in realtà ci possono volere dai 18 ai 284 giorni.

Ovviamente, molto dipende dall’abitudine da instaurare, dalla persona, dalle circostanze e da moltissimi altri fattori. Per essere realistici, è bene partire dall’idea che se si vogliono davvero implementare delle nuove abitudini non ci vogliono solo 21 giorni ma si parte da un minimo di tre settimane.

Altra cosa molto importante da tener presente è che non è consigliato cambiare troppe abitudini alla volta. Secondo B. J. Fogg, scienziato del comportamento all’Università  di Stanford, il cambiamento duraturo deriva dal cambiare un numero molto piccolo di abitudini alla volta. Al massimo tre, seppur egli stesso consiglia di cambiarne solo una alla volta prima di passare al rituale successivo.

Di seguito trovi cinque abitudini da instaurare. In questo caso, si tratta di una sequenza studiata appositamente per essere facilmente implementata.

La prima abitudine è quella di alzarsi presto.

Per molti, questa è una vera e propria sfida con il materasso ma, quando implementata, porterà sicuramente a ottimi risultati a livello professionale e nella propria vita in generale. Ricorda: il modo in cui cominci la giornata ne determina la qualità, e come vivi i tuoi giorni determina la qualità della tua vita.

Sono molte le persone di successo, fra cui molti AD di grandi imprese, che si destano prestissimo al mattino e approfittano delle prime ore della giornata, mentre il resto del mondo dorme. Come disse Benjiamin Franklin: “Early to bed and early to rise, makes a man healthy, wealthy and wise”. Molti esperti di crescita personale e sviluppo della leadership suggeriscono di svegliarsi prima dell’alba e ritagliarsi almeno un’ora tutta per sé da suddividere in tre parti da venti minuti l’una, da dedicare a esercizio fisico, pianificazione, lettura: “l’ora sacra”, la chiamano. Generalmente, io consiglio di usare un tronco di novanta minuti. In un giorno vi sono 16 tronchi da 90, e puoi investire questa prima ora e mezza suddividendola in tre parti da mezz’ora ciascuna.

Nella prima parte puoi fare esercizio fisico. La salute è molto importante e più la tua condizione è ottimale, più hai energie di qualità a disposizione (ricorda: la gestione dei tuoi livelli di energia è la cosa più importante, anche perché senza energie non fai proprio nulla!). Una varietà di studi e ricerche dimostrano che l’esercizio fisico è accompagnato da un aumento del BDNF (un fattore trofico associato al miglioramento cognitivo e all’alleviamento di depressione e ansia) e dal rilascio di mediatori chimici come la dopamina – considerata il neurotrasmettitore della motivazione – la noradrenalina – che ci aiuta nella resistenza allo stress – e la serotonina, che ci fa sentire bene.

Dopo aver messo in moto il tuo metabolismo sudando un po’, puoi  dedicare  la  seconda mezz’ora alla pianificazione della tua giornata, attraverso l’uso di visualizzazioni e immaginazione creativa, rivedendo i tuo obiettivi e le tue priorità.

Infine, nell’ultima mezz’ora puoi focalizzarti sulla tua crescita personale e professionale, ampliando le tue conoscenze attraverso video-corsi, audio-books, articoli, post, libri, eccetera, tenendo sempre presente le parole del generale romano Marco Porcio Catone: “Educa sempre il tuo spirito e non smettere mai di imparare: la vita senza cultura è un’immagine della morte”.

Dopo questi 90 minuti, prima ancora che il resto del mondo si svegli, hai già investito efficacemente uno dei 16 tronchi. Ti senti più in forma e hai un’attitudine completamente nuova nei confronti della giornata che ti si prospetta davanti. Questo significa meno reattività, più chiarezza mentale e più prontezza nel cogliere le opportunità sparse sul sentiero della tua vita.

Un’altra impagabile abitudine è quella di investire i primi novanta minuti della tua giornata lavorativa alla tua migliore opportunità (90/90/1). Niente social media, email, futili conversazioni. Iniziando la giornata in questo modo entreresti in modalità  reattiva; perché, dunque, non pensare prima a ciò che è veramente prioritario e occuparsi più tardi di tutto il resto (e non il contrario)? Per migliorare la tua qualità di vita, uno dei migliori consigli da applicare alle tue giornate è davvero molto semplice: inizia col fare ciò che è più importante, e non posticipare il tutto alla sera quando avrai meno energie a disposizione.

Semplicemente, per almeno 90 giorni, i primi 90 minuti della tua giornata vanno dedicati alla tua opportunità numero uno! Al tuo progetto più importante. Come sai, il successo deriva proprio dall’investire le tue risorse nelle migliori opportunità e  iniziare col fare ciò che è più importante è un’abitudine davvero preziosa. Già solo il fatto di alzarti presto e dedicare il primo tronco da 90 alla tua crescita personale e un altro tronco al tuo progetto più importante ti porteranno a risultati fenomenali nel giro di poche settimane.

Come disse Paul J. Meyer: “La produttività non è mai casuale. È sempre il risultato di un impegno verso l’eccellenza, di pianificazione intelligente, e di sforzi concentrati” . In questo lasso di tempo, il focus deve essere totale. Dunque, niente distrazioni. Il tuo pensiero deve essere esclusivamente focalizzato sulla tua migliore opportunità.

Dopo aver investito questa ora e mezza in modo molto proficuo, anche il resto della giornata può essere suddiviso in cicli di lavoro da 90 minuti. La fondamentale importanza di un intervallo fra cicli di sessione è da tempo riconosciuta nello sport e certamente applicabile anche alla propria attività – alla propria arte.

È risaputo che abbiamo bisogno di una pausa dopo una o due ore di pensiero focalizzato. Questo è un fattore biologico confermato anche in relazione al ritmo ultradiano, in riferimento ai cicli di 90-120 minuti che svolgono le varie fasi del sonno umano. Molte ricerche evidenziano che idealmente i cicli di lavoro dovrebbero essere suddivisi in tronchi da novanta minuti; ma se preferisci puoi fare delle sessioni da sessanta, con delle pause di 5/10/15 minuti fra una sessione e l’altra.

Parlando di performance, se ci rivolgiamo alle spesso menzionate ricerche dello psicologo Anders Ericsson, scopriamo che le persone più performanti hanno tutte le medesime caratteristiche quando si tratta di praticare la loro arte: praticano principalmente al mattino, praticano per tre sessioni da 90 minuti cadauna o meno, e  fra una sessione e l’altra fanno sempre un pausa.

Per tatuarti in mente questa tecnica puoi ricordare questa frase della psicologa statunitense Joyce Brothers: “Non importa quanta pressione tu senta al lavoro, se riesci a trovare il modo di rilassarti almeno cinque minuti ogni ora, sarai più produttivo”.

L’importante è che durante questi tronchi non accada nulla a parte un intenso focus su ciò che stai facendo. La tua attenzione deve essere focalizzata come un laser. Il tuo focus va protetto ad ogni costo, in quanto dove focalizzi la tua attenzione vanno le tue energie, e la distrazione può essere fatale.

Alla fine della giornata lavorativa è importante ritagliarsi del tempo per sé. È  necessario essere umili e ammettere che non possiamo dare il massimo se non ci prendiamo cura di noi stessi. Durante la giornata è del tutto normale accumulare delle energie pesanti, e se non ci si dedica del tempo vi è il rischio di uno stress prolungato (che potrebbe portare direttamente al burn-out). È dunque essenziale dedicare almeno un’oretta al proprio benessere: fare dello sport, rilassarti con un massaggio, o semplicemente fare una bella passeggiata in mezzo alla natura… un  rimedio  infallibile per riconnetterti con la tua vera essenza ed essere sempre al meglio delle tue potenzialità.

Da ultimo – ma non per ordine di importanza – un’abitudine preziosa da installare è  quella di tenere un diario della gratitudine. Attenzione, tenere un diario non è una cosa da ragazzini come molti pensano; è una tradizione davvero molto antica che è stata adottata da molte persone di successo nell’arco dei secoli. Si tratta di uno strumento davvero molto potente, i cui benefici sono ampiamente comprovati anche dall’evidenza scientifica.

Infatti, oggi il potere della gratitudine è ampiamente riconosciuto anche dalla scienza moderna. Non è però qualcosa che ci viene del tutto naturale. In qualità di esseri  umani, soprattutto nella nostra società, abbiamo una forte tendenza ad abbandonarci  alla negatività e per questo è importante agire in modo  deliberato  per  sviluppare questa preziosa abitudine per il nostro corpo, la nostra mente, le nostre relazioni.

Esprimere regolarmente gratitudine influisce in modo molto positivo su tutti gli aspetti della nostra vita e può essere uno dei modi più semplici per sentirsi meglio. Infatti, la gratitudine aiuta a provare emozioni più positive e ci allinea a uno stato mentale più armonioso e felice. Il dr. Robert A. Emmons, ricercatore all’Università della  California, considerato il principale esperto mondiale in questo campo, sostiene che la gratitudine ha la capacità di guarire, energizzare e cambiare la nostra vita.

Emmons e colleghi hanno dimostrato scientificamente che questa abitudine porta a dei preziosi benefici (a livello fisico, psicologico, sociale) nel giro di poche settimane. Tenere un diario della gratitudine può sembrare una cosa davvero molto semplice a prima vista, ma i risultati sono davvero eccezionali.

Perciò, ogni sera (o se preferisci, ogni mattina) scrivi sul tuo diario almeno tre cose per esprimere la tua gratitudine (si può trattare di qualsiasi cosa). “Rifletti sulle tue gioie attuali, delle quali ogni uomo è colmo — non sulle tue passate sventure, delle quali tutti gli uomini ne hanno alcune” (Charles Dickens).

Continua così, tutti i giorni.

Oggi più che mai è davvero molto importante essere chiari su quel che si vuole, raffinare le proprie doti di leadership e creare la propria realtà di vita attorno alle proprie priorità. Queste sei abitudini sono eccezionali e ti permetteranno di fare un balzo quantico verso i tuoi obiettivi di realizzazione.

Per l’alta prestazione e il successo non servono complesse e arzigogolate teorie. Per fare eco a Leonardo, “La semplicità è la più grande sofisticatezza”. Il segreto sta tutto nel cambiare il proprio concetto del sé, pensare, mangiare, bere, respirare e dormire bene e lavorare in modo più strategico e funzionale.

“Le nature degli uomini sono uguali; sono le loro abitudini che li separano”.
Confucio

 

Articolo a cura di Francesco Ferzini

Francesco Ferzini è uno scrittore, ricercatore e formatore che si occupa di leadership e sviluppo del potenziale umano.

La sua missione è quella di promuovere una nuova educazione, aiutare le persone a sviluppare il talento della leadership e riscoprire chi sono, con l’obiettivo che ognuno possa allinearsi alla propria vocazione, realizzandosi nella propria vita professionale e privata.

Pluriennale esperienza nel business internazionale, ha conseguito il Master of Business Administration (MBA) presso Curtin University of Technology CGSB in Australia, è specialista in marketing e vendita con attestato federale presso Swiss Marketing Club SMC, Svizzera.

Autore di diversi libri sullo sviluppo personale, vive a Lugano, in Svizzera, con la moglie Natascha, i due figli, un gatto e un cane.

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