Cultura della riunione: come accogliere il ritardatario
Quando arrivo a riunione iniziata sono portato a giustificarmi.
Il mio Ego difende l’autostima, per cui espongo un evento oggettivo, che spiega la mia colpa: “Sono rimasto bloccato dal traffico”.
Immagino di essere scagionato, di ottenere comprensione esponendo un intoppo che tutti conoscono; sono una vittima, non un colpevole né un maleducato.
Il tentativo di ottenere comprensione genera un effetto imprevisto: perdita di credibilità.
Un collega che abita nel mio quartiere penserà “La tangenziale è bloccata tutti i giorni, io parto prima per evitare gli ingorghi…”.
Un altro comincerà a preoccuparsi per le conseguenze sulla fine della riunione: “Ecco, finiremo in ritardo, perderò il treno delle 18.00, anche oggi addio palestra…!”
Emerge un dubbio: se sei in difficoltà nel traffico automobilistico, prevedibile ed evitabile, come te la caverai nel tempestoso mare del mercato, affollato di concorrenti/squali e flagellato da crisi ricorrenti ed imprevedibili…?
Meglio quindi scusarsi in due parole, salvando almeno la credibilità; ci possono essere molti motivi per essere in ritardo, lasciamoli alla fantasia dei presenti, che potranno immaginare cause più serie di quelle che l’Ego ingenuamente evoca…
Da problema a opportunità: il valore della Cultura
Il ritardatario consegna al Relatore un dilemma gestionale, che prevede tre possibilità:
- continuare come se nulla fosse
- procedere ad un riassunto
- chiedere ai presenti di ricapitolare i punti salienti a beneficio del ritardatario
Emerge il retroterra culturale sulla Comunicazione professionale, dove i dettagli distinguono il Team performante da quello mediocre.
La Comunicazione professionale beneficia della Formazione
In assenza di Cultura di Riunione, le più ricorrenti interazioni diventano ostacoli, le incomprensioni frequenti.
Una comunicazione poco chiara in apertura, che si traduce in un fraintendimento su obiettivi e metodi, ha una ricaduta drammatica su tutta la riunione e conseguentemente il risultato finale sarà di qualità scadente.
Per assicurare lo scambio di informazioni, particolarmente all’inizio della riunione ogni verifica è preziosa, e il ritardatario ci offre un assist formidabile.
Un riassunto da parte dei presenti è un’occasione d’oro per verificare che l’aula abbia recepito le 2 o 3 informazioni chiave, come il risultato atteso dalla riunione.
E’ una buona pratica che si impara facilmente, che si diffonde rapidamente, entrando nel DNA di un’impresa; la Cultura si legge nei comportamenti, nella modalità con la quale gli strumenti vengono maneggiati.
Sintesi: Cultura della Riunione per l’evoluzione organizzativa.
Le modalità con le quali il Conduttore gestisce un ritardatario indicano il grado di maturità di un ambiente professionale.
Dove le interazioni sono finalizzate a obiettivi si diffonderà un clima positivo, più persone si presenteranno in orario alla prossima riunione.
La Cultura permette di metabolizzare con profitto ogni esperienza, evitando alibi e divagazioni inconcludenti.
Una Cultura evoluta è il frutto di programmi formativi mirati ed efficaci. Il Management fa la differenza stimolando la diffusione di conoscenza strumentale. Gli ostacoli ricorrenti diventano opportunità.
Il risultato è l’assunzione di responsabilità, il primo e decisivo passo per formare un’Organizzazione che impara dall’esperienza (Learning Organization).
Articolo a cura di Luigi Rigolio
Docente di Marketing Sanitario presso l'Università dell'Insubria.
