Il Project Management è un incredibile sistema che genera conoscenza: attraverso di esso le organizzazioni, se ben strutturate, possono crescere e progredire.
La gestione della conoscenza prodotta da un progetto è uno degli elementi di maggior rilevanza nell’ambito del Project Management, ma, purtroppo, anche uno degli elementi su cui le organizzazioni difficilmente investono.
Gli obiettivi della gestione della conoscenza si collocano nelle aree del miglioramento delle performance, dell’acquisizione o del mantenimento del vantaggio competitivo, dell’agevolazione dell’innovazione e del miglioramento continuo. La gestione della conoscenza viene sempre più spesso vista come un cespite strategico. Secondo alcuni può anche rappresentare una risposta alle sfide poste dalla globalizzazione, in virtù del fatto che l’esasperazione della concorrenza ha suscitato sempre maggior attenzione sulla disciplina che studia il fattore immateriale per eccellenza.
Questa conoscenza può consentire indubbi vantaggi a tutti i progetti che devono essere sviluppati e che vantano caratteristiche similari a quanto fatto in precedenza, quali:
Un fattore determinante, unitamente alla raccolta ed alla gestione della documentazione e più in generale di tutto il materiale che ‘porta’ informazione è l’esperienza maturata da chi partecipa alla gestione del progetto e dalla stessa organizzazione nella gestione dei progetti, le ‘Lesson Learned’. Questa esperienza, se opportunamente valorizzata, permetterà di non ripercorrere strade che nel passato si sono rivelate errate, consentendo, allo stesso tempo, attraverso un’analisi critica dei risultati passati, di individuare quali possano essere i processi e le decisioni più opportune.
Lo schema sottostante evidenzia il modo attraverso cui il progetto e quanto da esso prodotto, in termini di conoscenza ed esperienza, possano dare al miglioramento della strategia dei progetti e della stessa organizzazione.
Proviamo a valutare i costi ed i benefici nell’utilizzare e riutilizzare questo modello di conoscenze. Se i processi di gestione dei progetti sono stati disegnati nel rispetto delle logiche di gestione della conoscenza, grazie anche ai moderni strumenti di comunicazione, si può valutare un costo minimo rispetto al budget del progetto poiché la raccolta e la gestione dovrebbero essere pratiche consolidate. Quali sono i benefici che se ne potrebbero trarre? Il calcolo è difficile poiché dipende dalla similitudine dei progetti e dalla numerosità degli stessi. Un fatto, però, è certo: si possono generare importanti risparmi a fronte di un investimento iniziale in infrastruttura e minimi costi di archiviazione. Si pensi a quante volte le informazioni gestite potranno essere utilizzate in nuovi progetti e quanti risparmi questo possa generare.
A questo punto sorge spontanea una domanda: perché le organizzazioni non valorizzano queste conoscenze? La risposta è relativa alla maturità, alla propensione al rischio ed alla visione prospettica del management. Il management troppo spesso non è in grado di riconoscere i benefici che si possono ottenere dall’applicazione di nuovi strumenti nel medio-lungo periodo: generalmente si focalizzano su quelle che sono le spese correnti e tentano di abbatterle per ottenere dei risparmi. In questo modo si ha, in effetti, una riduzione dei costi sui progetti, ma questo risparmio risulta minimo in contrapposizione a quello che si potrebbe ottenere a fronte del riutilizzo della conoscenza acquisita in progetti similari. Generalmente questo tipo di atteggiamento manageriale va sotto il nome di ‘cecità manageriale’: il focalizzarsi sul presente e non vedere le opportunità future.
Si rende ora necessario definire un’infrastruttura organizzativa che consenta di archiviare, gestire e sfruttare tutta la conoscenza acquisita dagli stakeholder e dall’organizzazione nella gestione dei progetti.
Cinque sono gli elementi su cui dobbiamo soffermarci per realizzare un corretto impianto di gestione della conoscenza:
Per poter gestire in modo ottimale la conoscenza generata all’interno del contesto di Project management si suggerisce di utilizzare un sistema integrato che consenta la gestione del progetto ed allo stesso tempo la gestione di tutto il flusso informativo come ad esempio una piattaforma web-based che gestisca il piano ed il controllo del progetto e sia uno strumento di condivisione e di scambio di informazioni, cosicché, una volta chiuso il progetto, in modo automatico, tutte le informazioni vengano archiviate.
Per poter sfruttare la conoscenza generata all’interno di un progetto, in termini di informazioni ed esperienze, devono essere perseguite due strade:
Solo attraverso la cultura organizzativa ed i processi di gestione si riuscirà a ottenere una riduzione dei costi, della durata e dei rischi dei progetti, nonché una riduzione dell’incertezza dei risultati dei progetti.
Articolo a cura di Antonio Bassi
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