Oggi siamo immersi in un costante rumore di fondo fatto di e-mail, post sui social, network on line, messaggi WhatsApp che richiedono costantemente la nostra attenzione. Essere connessi diventa una necessità più che un’opzione e ciò trasforma il nostro smartphone in una vera e propria estensione fisica del nostro corpo, andando a modificare la nostra dimensione sociale e lavorativa.
La continua voglia di connessione impatta su una delle competenze core delle nostre attività lavorative: la pianificazione, la programmazione del lavoro e la gestione del tempo. Con questa competenza intendo la capacità di impostare, pianificare e organizzare il lavoro (proprio o di altre persone) per il raggiungimento del risultato, utilizzando in modo efficiente ed efficace le risorse a propria disposizione (tempo, tecnologie, strumenti e spazi di lavoro, mezzi economici e finanziari, ecc).
Nell’era dei social media e delle app, non siamo più in grado di organizzare in maniera efficace ed efficiente il nostro tempo – parlo di quello dedicato al raggiungimento degli obiettivi di business; siamo spesso in ritardo, con attività sovrapposte e da risolvere con urgenza. Tutto questo impatta anche sull’area della vita personale, ponendo una frattura ampia nell’equilibrio tra vita privata e lavorativa, che prende fette di impegno sempre maggiori.
Il tempo è una risorsa diffusa e uguale per tutti ma non è infinito, bensì limitato; e non si può immagazzinare né recuperare, lo si può solo organizzare.
Nell’era del web e delle distrazioni cibernetiche il tempo ci sfugge, non riusciamo a dedicarci alle attività importanti per noi e il nostro business in maniera costante e questo diventa un fattore disturbante che nel lungo periodo porta conseguenze prima sul nostro umore e, successivamente, sulla nostra salute.
Non ci rendiamo conto che rispondere a un alert sonoro o visivo che arriva come messaggio non previsto e che improvvisamente irrompe nella nostra concentrazione ci fa perdere il focus – e di conseguenza l’obiettivo – di quanto avevamo programmato.
Un tempo, l’organizzazione del lavoro prevedeva una pianificata pausa caffè che ci permetteva di scambiare nuovi punti di vista con colleghi o superiori e ritrovare quel sano tempo di pausa per innovare le idee; attualmente sostituiamo questo privilegio con un flusso costante di messaggi online e input informatizzati che ci portano su altri task, per cui recuperare la concentrazione sembra impossibile e i tempi di lavoro si dilatano.
Una ricerca di Bank of America Trends in Consumer Mobility pubblicata già nel 2015 evidenziava come, in media, non riusciamo ad allontanarci dallo smartphone per più di 20 centimetri e addirittura la fascia più giovane lo indicava come indispensabile, più del deodorante.
I dati ci confermano che per milioni di persone, ogni giorno, i social network e gli smartphone sono strumenti essenziali che li accompagnano in tanti rituali quotidiani. Il problema nasce quando dalla connessione utile ed efficace per il nostro flusso di lavoro, passiamo all’iper-connessione, con la gestione di dati e informazioni spesso non utili agli obiettivi prefissati e pianificati.
Durante la seconda guerra mondiale, il Generale Esisenhower si era occupato della gestione del tempo sostenendo che tutto è controllato da eventi che possono essere definiti urgenti e importanti.
Uno degli aspetti fondamentali è comprendere la differenza tra urgente e importante, oggi ancora più utile per recuperare la dimensione programmatica del nostro lavoro:
– urgente è tutto ciò che non rientra più nella nostra programmazione e che viene posta alla nostra attenzione come prioritario.
Le attività urgenti da gestire sono quelle su cui non abbiamo rispettato la scadenza e che entrano in maniera invadente alla nostra attenzione.
Questo tipo di attività, perdendo il senso programmatico, si stanno rivelando sempre più frequenti, con la conseguenza di vivere, soprattutto nei contesti di lavoro, in continua urgenza, con conseguente aumento di stress e maggiore dispendio di energie emotive.
A queste urgenze si aggiungono le attività imposte, che non sono urgenti per noi ma per altri e che vengono erroneamente vissute come prioritarie e da risolvere con immediatezza. Queste attività arrivano spesso dall’abitudine di essere connessi anche quando stiamo sviluppando attività con scadenza e non potremmo permetterci distrazioni. La conseguenza è di ritardare tutta la programmazione ed essere in costante ritardo.
Si rende dunque necessario il recupero della focalizzazione su ciò che è davvero importante portare a termine per noi. Cioè la dimensione delle attività importanti e non ancora urgenti, perché si è avuta la costanza e la possibilità di mantenere saldo il focus sugli obiettivi programmati, attuando strategie di “rigido isolamento” o di passaggio a connessioni meno invasive e più utili a filtrare solo messaggi che fanno parte di ciò di cui ci stiamo occupando.
Le tecniche per ritagliarsi il tempo e per fare le attività importanti sono molteplici ma il segreto è quello di mantenersi saldi e costanti su quello che ci siamo prefissati e di iniziare ad essere più rigorosi sui messaggi non utili in quel momento per la soluzione dei nostri progetti.
È necessario recuperare attitudini personali come la disciplina e la costanza: fare in modo che niente possa disturbare il raggiungimento del proprio obiettivo.
Ecco il metodo P.I.A.N.O (©) qui spiegato per organizzare e gestire meglio il tuo tempo:
Terminare un progetto o raggiungere un obiettivo potrebbe richiedere molto tempo per la chiusura: se riuscirai a ricavare delle sessioni del tuo tempo da dedicare esclusivamente a questo, giorno dopo giorno, potrai arrivare alla realizzazione finale dello stesso.
Attraverso questa tecnica e con la giusta costanza e fiducia in se stessi sarai in grado di organizzare il tuo tempo di lavoro e recuperare il benessere personale.
Articolo a cura di Massimo Perciavalle
Un tempo il compito di traghettare l'azienda verso il futuro tramite lo sviluppo di nuove…
Negli ultimi mesi causa il lento e inesorabile declino della redditività nella stipula delle Polizze…
Attiva da più di 30 anni e oggi parte del gruppo internazionale Zucchetti, Cybertec è…
Il focus sulla formazione professionale in Europa Nello spirito di favorire gli investimenti destinati a…
Nel complesso e volatile panorama aziendale odierno, le pratiche tradizionali delle supply chains non sono…
I dati sono chiari. L'Intelligenza Emotiva (EQ) è un fattore chiave di differenziazione per i…