Il Meeting Report: a chi tocca?

Ci sono importanti dimensioni del Business che sfuggono ai radar della Formazione.

Una di queste è il “meeting report”, la minuta di colloqui e riunioni.

L’idea che dobbiamo scrivere un riassunto riaccende antichi traumi scolastici. L’insegnante ci assegnava temi e riassunti solo per avvelenarci il pomeriggio. Ore e ore a fissare un foglio bianco, in attesa dell’ispirazione….

E’ così che, quando abbiamo un briciolo di potere, la prima cosa che deleghiamo è la minuta della riunione, lasciando però molto valore per strada.

Ecco i benefici che possiamo ricavare dallo sforzo necessario a fissare quanto il Team ha prodotto:

1. confermiamo al Team che crediamo nelle riunioni;
2. rivediamo criticamente la riunione ricavandone spunti di miglioramento;
3. decidiamo cosa includere e come scrivere;
4. trasferiamo nell’agenda le scadenze e gli obiettivi;
5. disegniamo una bozza della prossima riunione.

Quanto tempo dobbiamo investire per avere tutto ciò?

Dipende dai casi.

Nelle riunioni operative, dove il principale risultato è la definizione di un piano di azione, la scrittura dei “next steps” dovrebbe essere a costo zero. Ove la riunione sia stata condotta con criterio il piano di azione viene infatti scritto nel contenitore, cartaceo oppure informatico, che basterà circolare ai partecipanti.

Per le riunioni di analisi, ad esempio gli incontri che mirano a progettare, serve più tempo, visto che la qualità della minuta (struttura, chiarezza, fruibilità) impatteranno sulle decisioni.

Prima ancora di ogni ragionamento vediamo la cosa dal punto di vista della Leadership. Quante volte ripetiamo che “le persone sono importanti”? Ebbene se crediamo in ciò dobbiamo dimostrare rispetto per il lavoro dei collaboratori.

Se convochiamo una riunione perché il Team produca un risultato, poi dobbiamo valorizzare quanto le persone, sotto la nostra guida, hanno prodotto. Ovviamente il discorso è diverso se ciò che chiamiamo riunione è un monologo o uno sfogo della nostra frustrazione…

In sintesi il “Meeting Report” riflette la Cultura Manageriale, la competenza di gestione delle riunioni, il livello della gestione documentale.

Gli investimenti per crescere in queste dimensioni si ripagano ampiamente.

Articolo a cura di Luigi Rigolio